7 Richtlijnen voor het geven van feedforward

7 Richtlijnen voor het geven van feedforward
Het was juist dié medewerker die op 200 m loopafstand van de vestiging woonde en steevast 10 minuten te laat op zijn werk verscheen. De vestigingsleider had hem al herhaaldelijk aangesproken op dit ongewenste gedrag maar de medewerker veranderde dit niet. Uiteindelijk kwam de vestigingsleider mij om raad vragen. Een week lang was ik er elke ochtend om met eigen ogen te constateren wat er gebeurde. Toen ik de bewuste medewerker confronteerde met het feit dat hij die week elke werkdag 10 minuten te laat was gearriveerd vroeg ik gelijktijdig of ik mij ongerust moest maken. Is er iets in de thuissituatie waardoor je te laat komt? Kan ik je daarbij helpen? Nee, was het stellige antwoord, ik sta gewoon te laat op. Zal ik je anders iedere ochtend bellen opperde ik. Dat ging zelfs hem te ver en hij moest erkennen dat hij degene was die dit gedrag moest aanpassen.

Vaak trappen we tijdens onze goedbedoelde feedforward in een van onderstaande valkuilen.

Onbewust zijn we er heer en meester in om alvast te oordelen. In bovengenoemd voorbeeld zou het kunnen zijn dat de bewuste medewerker bv. iedere ochtend zijn zieke moeder moet verzorgen. Door te vragen of er iets is in de thuissituatie waar je rekening mee moet houden blijf je hier open in. Het zou ook kunnen zijn dat je reageert op het gedrag door er een eigen interpretatie aan te geven. Een andere vorm van oordelen is etiketteren. Je verondersteld dat er niets verandert wanneer de ander bij herhaling bepaald (ongewenst) gedrag laat zien. Het resultaat is een ‘selffulfilling prophecy’.

Ook kan het kiezen van het verkeerde moment een valkuil zijn. Dit kan het verkeerde moment in de tijd zijn, het nemen van te weinig tijd om de feedback te geven of feedback geven op het moment dat er te weinig veiligheid of vertrouwen is. Pas ook op met begrijpen en weten. Vraag door en wees nieuwsgierig. Pas als de ander zijn verhaal helemaal heeft verteld heeft hij zijn hart gelucht. Een laatste valkuil kan zijn dat je te aardig bent voor elkaar. Zorg dat je duidelijk bent, helder en constructief.

Constructieve feedforward:  
Wanneer je de ander verteld wat goed gaat en wat beter kan, leidt dit tot de volgende resultaten:
• Constructieve aandacht, je bevestigt de ander als het ware in zijn bestaan.
• Je helpt de ander zijn inzicht te vergroten in zijn gedrag en functioneren.
• De ander leert hoe jij hem ervaart.

De functie van het geven van feedforward is tweeledig:

  1. Het helpt misverstanden te corrigeren en onduidelijkheden op te helderen.
  2. Het creëert leermogelijkheden; de ander leert van de spiegel die hem wordt voorgehouden en van de informatie die hij terugkrijgt.

7 Richtlijnen voor het geven van feedforward:

  1. Benoem de feiten vanuit jezelf.
  2. Wees specifiek, interpreteer zo min mogelijk, het gaat over gedrag.
  3. Geef de gevolgen of effecten aan.
  4. Op het juiste moment.
  5. Let op non-verbale signalen.
  6. Onthoud je van adviezen.
  7. Geef ruimte voor een reactie.
  • Wees open, eerlijk, respectvol en constructief.
  • Overdaad de ander niet, vermijd een monoloog.
  • Voorkom moraliserende beoordelingen en interpretaties.
  • Spreek eventueel wederzijdse verwachtingen uit.
  • Bewaak de sfeer van veiligheid en vertrouwen.

Feedforward lijkt op feedback. Feedback kenmerkt zich echter door veel te praten over het verleden terwijl feedforward toekomstgericht is. Soms zijn mensen bang om elkaar aan te spreken op hun gedrag. Men is bang dat het geven van feedback of feedforward de relatie kan beschadigen. Als je het gesprek ingaat met de verkeerde intentie is deze angst terecht. Als je de ander door het geven van feedforward op een hoger plan wilt brengen loop je echter geen enkel gevaar. Let er wel op dat je deze positieve intentie expliciet naar voren brengt.

Bron: ‘Coachen als professie’ door Ien G. M. van der Pol. ‘Authentiek leiderschap’ van Bas W. Blekkingh.